Onboarding: mucho más que dar la bienvenida
Cuando una persona se incorpora a una empresa, es habitual pensar que el proceso de bienvenida consiste en presentarle a sus compañeros, enseñarle su puesto de trabajo y explicarle cuáles serán sus funciones.
Pero una buena incorporación debería ir mucho más allá.
Cuando alguien llega a una organización, necesita entender dónde está, cómo funciona la empresa, qué papel desempeña dentro de ella y cómo puede desenvolverse en su día a día.
Porque no podemos esperar que una persona se integre correctamente en una organización que todavía no conoce.
¿Cuánto sabe realmente una persona sobre la empresa en la que trabaja?
Puede parecer una pregunta sencilla, pero no siempre lo es.
En algunas organizaciones, especialmente cuando existen muchos departamentos y procesos, las personas conocen perfectamente su trabajo, pero tienen una visión muy limitada de la empresa en su conjunto.
Saben qué tareas realizan, pero no necesariamente saben:
A qué se dedica exactamente la empresa.
Qué productos o servicios ofrece.
Cómo se estructura.
Qué hace cada departamento.
Cómo se relaciona su departamento con los demás.
Qué ocurre antes y después de su trabajo dentro del proceso.
Y conocer este contexto también forma parte de la incorporación.
Una persona no debería limitarse a conocer su puesto. Debería entender dónde encaja dentro de la organización.
El departamento también forma parte del onboarding
Presentar a los compañeros es importante, pero decir simplemente sus nombres no siempre es suficiente.
Cuando una persona se incorpora a un departamento, resulta útil que conozca quién forma parte del equipo, qué funciones desempeña cada persona y a quién debe acudir dependiendo de la situación.
Esto ayuda a responder preguntas tan sencillas como:
¿Quién se encarga de esto?
¿A quién tengo que preguntar si surge este problema?
¿Qué parte del proceso lleva cada persona?
¿Con quién tengo que coordinarme?
Tener claras estas cuestiones desde el principio facilita la integración y evita depender constantemente de “preguntar a alguien”.
Definir bien las funciones evita confusiones
Una de las partes más importantes de cualquier incorporación debería ser explicar con claridad qué se espera de la persona.
No solo qué tareas debe realizar, sino también:
Cuáles son sus responsabilidades.
Qué funciones corresponden a su puesto.
Con qué personas tendrá que coordinarse.
Qué procesos deberá gestionar.
Qué herramientas utilizará.
Qué objetivos o prioridades debe conocer.
Una descripción clara del puesto no debería utilizarse únicamente para seleccionar a una persona.
También puede convertirse en una herramienta fundamental para integrarla correctamente en la organización.
¿Y ahora qué hago?
Esta es una de las preguntas que más fácilmente puede aparecer durante los primeros días.
Dónde fichar.
Cómo consultar el calendario.
Dónde solicitar material.
Cómo pedir unas vacaciones o comunicar una ausencia.
Con quién contactar si existe una incidencia.
Dónde encontrar determinada información.
Qué herramienta utilizar para cada proceso.
A quién acudir cuando la duda no corresponde directamente a su departamento.
Son cuestiones pequeñas, pero juntas pueden marcar una gran diferencia en la experiencia de incorporación.
Por eso, un buen onboarding también debería proporcionar información práctica para desenvolverse con autonomía.
Las herramientas también se explican
Cada empresa tiene su propia forma de trabajar y sus propias herramientas.
Programas de fichaje, calendarios, plataformas internas, sistemas de gestión, herramientas de comunicación…
No deberíamos dar por hecho que una persona sabe utilizarlos simplemente porque sean herramientas habituales.
Un pequeño manual o guía de uso puede facilitar muchísimo los primeros días y reducir consultas innecesarias.
No hace falta crear un documento interminable.
Lo importante es que sea claro, práctico y adaptado a las necesidades reales del puesto.
El calendario laboral también forma parte de la incorporación
Hay información que parece secundaria hasta que alguien la necesita.
El calendario laboral es un buen ejemplo.
Explicar los festivos nacionales, autonómicos y locales que afectan a la organización, así como aquellos días o particularidades propias de la empresa, ayuda a que la persona conozca desde el principio cómo se organiza el año laboral.
La información que parece obvia para quienes llevan años trabajando en una empresa puede no serlo para alguien que acaba de llegar.
Un documento puede convertirse en una herramienta de autonomía
En una de mis experiencias profesionales, planteé el onboarding como un documento de referencia para la persona que se incorporaba.
En él se recogía, de forma estructurada, información sobre:
La empresa
Quiénes somos, a qué nos dedicamos y cómo se organiza la compañía.
El departamento
Quién forma parte del equipo, qué funciones desempeña cada persona y cómo se relacionan los diferentes roles.
El puesto
Qué funciones y responsabilidades tendría la persona que se incorporaba y qué se esperaba de ella.
Las herramientas
Qué programas y sistemas debía utilizar y cómo realizar las gestiones habituales.
La organización del trabajo
Calendario laboral, festivos, horarios y otras cuestiones relevantes para el día a día.
Los procesos internos
Dónde solicitar material, cómo realizar determinadas gestiones y qué procedimiento seguir en situaciones habituales.
Los canales de ayuda
A quién acudir según la necesidad: responsable directo, departamento de RRHH, administración u otras personas de referencia.
El objetivo no era crear un manual por crear un manual.
Era conseguir que la persona tuviera un punto de referencia al que volver cuando surgiera una duda.
El onboarding no termina el primer día
Un buen documento ayuda, pero por sí solo no hace que una incorporación sea buena.
La integración también necesita acompañamiento.
Es importante comprobar cómo está evolucionando la persona, resolver dudas, detectar dificultades y asegurarse de que aquello que se explicó inicialmente se está entendiendo y aplicando correctamente.
Porque incorporarse a una empresa no consiste únicamente en recibir información.
Consiste en aprender cómo funciona una organización y encontrar tu lugar dentro de ella.
En definitiva
Un buen onboarding no debería responder únicamente a la pregunta:
“¿Qué tiene que hacer esta persona?”
También debería responder a:
“¿Dónde está, cómo funciona la organización, con quién trabaja, cómo puede desenvolverse y qué papel tiene dentro del conjunto?”
Cuando una persona entiende la empresa, conoce su equipo, tiene claras sus funciones y sabe dónde acudir cuando necesita ayuda, empieza su relación con la organización desde una posición mucho más segura.
Y cuando una empresa se preocupa por preparar bien esa incorporación, también está transmitiendo algo importante:
que las personas que forman parte de ella importan desde el primer día.
Lo que nos enseñan las empresas sobre la gestión de personas
Gestionar personas no consiste únicamente en contratar, elaborar nóminas o resolver las situaciones que aparecen en el día a día.
Detrás de una buena gestión de personas hay decisiones relacionadas con la organización, la comunicación, el liderazgo, la selección, el desarrollo profesional y la forma en la que una empresa estructura su manera de trabajar.
Hablar con personas que están al frente de organizaciones permite conocer de primera mano cuáles son algunos de los retos que aparecen cuando una empresa crece y evoluciona.
De esas conversaciones pueden extraerse aprendizajes que son aplicables a muchas organizaciones, independientemente de su tamaño o sector.
Crecer también implica aprender a gestionar el crecimiento
Cuando una empresa crece, no solo aumenta el número de personas que forman parte de ella.
También aumenta la complejidad.
Aparecen nuevos equipos, nuevas responsabilidades, más necesidades de coordinación y nuevas situaciones que requieren una organización diferente.
Uno de los retos que puede surgir es precisamente conseguir incorporar a las personas adecuadas cuando las necesidades de la empresa crecen más rápido que su capacidad para encontrar determinados perfiles.
Por eso, la selección no debería entenderse únicamente como cubrir una vacante.
Es necesario preguntarse qué necesita realmente la organización, qué perfil puede aportar valor y cómo encaja esa persona dentro del equipo y de la estructura existente.
Contratar es solo el principio
Encontrar a una persona adecuada es importante. Conseguir que quiera quedarse también.
La posibilidad de desarrollarse profesionalmente, sentirse valorado, recibir una compensación justa y formar parte de un entorno en el que pueda participar son algunos de los elementos que pueden influir en la permanencia y el compromiso.
La gestión de personas empieza antes de la incorporación y continúa durante toda la relación laboral.
Por eso, una empresa debería preguntarse no solo:
¿Cómo conseguimos que alguien venga a trabajar con nosotros?
sino también:
¿Qué estamos haciendo para que quiera seguir formando parte de nuestro proyecto?
Las personas necesitan saber hacia dónde va la organización
La comunicación interna adquiere todavía más importancia cuando una empresa cuenta con diferentes equipos, departamentos o centros de trabajo.
No basta con comunicar decisiones.
También es necesario explicar qué se quiere conseguir, por qué se toman determinadas decisiones y cuál es el camino que se pretende seguir.
Cuando las personas entienden qué está pasando y qué se espera de ellas, resulta más fácil generar implicación y avanzar en una misma dirección.
La comunicación no debería aparecer únicamente cuando existe un problema.
Debe formar parte de la gestión cotidiana.
Los conflictos también necesitan organización
Los conflictos forman parte de cualquier organización.
Lo importante no es pretender que nunca existan, sino contar con mecanismos que permitan abordarlos de una manera clara y ordenada.
Tener normas conocidas, establecer expectativas claras y facilitar espacios adecuados para el diálogo puede ayudar a prevenir que determinadas situaciones se enquisten.
Una buena gestión de personas no consiste en evitar todas las situaciones difíciles.
Consiste también en saber cómo afrontarlas cuando aparecen.
Organizar mejor no significa hacer trabajar más
Una de las cuestiones que considero especialmente importantes en la gestión de personas es entender cómo está distribuido realmente el trabajo dentro de una organización.
A veces existen puestos cuyas funciones no están suficientemente definidas, tareas que se duplican, responsabilidades que no están claras o cargas de trabajo muy diferentes entre personas o departamentos.
Esto puede provocar una situación paradójica: mientras algunas personas están sobrecargadas, otras pueden disponer de una capacidad que no se está aprovechando adecuadamente.
Por eso, antes de pensar en incorporar más personas, puede ser necesario analizar cómo se está organizando el trabajo.
¿Quién hace qué?
¿Qué responsabilidades tiene cada puesto?
¿Existen tareas duplicadas o que nadie está asumiendo?
¿La distribución actual responde a las necesidades reales de la empresa?
Optimizar la organización no significa exigir más a las personas.
Significa conseguir que el trabajo esté mejor organizado y que cada persona pueda aportar donde realmente es necesaria.
La tecnología cambiará muchos procesos, pero no sustituirá a las personas
La automatización y la inteligencia artificial van a transformar progresivamente muchos procesos relacionados con la gestión empresarial y de personas.
Determinadas tareas administrativas podrán hacerse de manera más rápida y eficiente.
Pero hay aspectos que seguirán necesitando criterio, comunicación y empatía.
Tomar decisiones relacionadas con personas implica comprender situaciones, valorar diferentes perspectivas y tener en cuenta el contexto.
La tecnología puede ayudarnos a gestionar mejor.
Pero gestionar personas seguirá siendo, en esencia, una tarea humana.
No existe una única forma de gestionar personas
Cada organización tiene unas necesidades diferentes.
El tamaño de la empresa, el sector, la estructura, los equipos, la forma de trabajar y el momento en el que se encuentra condicionan las decisiones que deben tomarse.
Por eso, no creo en soluciones idénticas para todas las empresas.
Una buena gestión de personas empieza por entender cómo funciona realmente una organización.
Solo después podemos plantear qué necesita mejorar, qué procesos deben organizarse y qué decisiones pueden ayudar a que las personas y la empresa avancen en la misma dirección.
En definitiva
La gestión de personas no debería limitarse a reaccionar cuando aparece un problema.
También consiste en anticiparse, ordenar, comunicar, definir responsabilidades, desarrollar equipos y crear estructuras que permitan trabajar mejor.
Porque cuando las personas saben qué se espera de ellas, entienden hacia dónde va la organización y cuentan con una estructura que facilita su trabajo, la empresa también funciona mejor.
Personas y empresas en equilibrio, empresas que crecen.